Buone prassi per una buona videoconferenza

Una videoconferenza non è…

Una videoconferenza è ben più che un collegamento a distanza. Si tratta di una forma di relazione con caratteristiche proprie che devono essere apprese ed applicate. Il risultato del nostro lavoro “a distanza”  dipenderà da svariati fattori, non solo squisitamente tecnici!

In questo periodo di adozione quasi forzata di tecniche di lavoro e di comunicazione a distanza, diventa importante prendere dimestichezza con queste nuove modalità.

Ecco alcuni tra i principali elementi da tenere in considerazione.

 

Requisiti tecnologici

E’ necessario disporre di dispositivi adeguati al tipo di riunione o collegamento a distanza e rapportati al numero delle persone connesse ai vari punti “remoti”, a distanza. Le diverse situazioni possibili potrebbero  essere:

• collegamento one-to-one
• collegamento da una o più sale con più partecipanti
• collegamento con più ‘punti a distanza’
• necessità di presentare materiali e documenti
• necessità di condividere del lavoro su materiali e documenti

E altre combinazioni di queste situazioni. Per ogni situazione sarà necessario disporre di strumenti di visualizzazione, audio e video adeguati alla tipologia di pubblico e di contenuti.

Gli elementi tecnici che dovremo verificare sono:

• il tipo di collegamento
• il computer dal quale ci colleghiamo
• il microfono, le casse audio o le cuffie
• la videocamera

 

Collegamenti

E’ conveniente assicurarsi che il tipo di collegamento dati di cui si dispone sia adeguato alla quantità di traffico che produrrà il collegamento.

 

Lo spazio, la stanza dalla quale ci colleghiamo

Non tutti gli ambienti sono uguali. Dobbiamo considerare echi, luci, finestre, ma anche gli aspetti di riservatezza e privacy rispetto ai dati di cui parleremo e che tratteremo.

 

Sicurezza

Non dobbiamo mai dimenticare che una videoconferenza è sempre un collegamento con uno scambio dati. Stiamo parlando dei dati e della conoscenza patrimonio dell’azienda e dei dati personali di tutte le persone coinvolte e di cui trattiamo. Non possiamo sottovalutare mai gli aspetti di sicurezza legati al collegamento ed alle soluzioni che adottiamo.

 

Organizzazione

La fase organizzativa è molto importante e condiziona il buon esito della sessione di lavoro o di collegamento. Inviti, preavvisi, orari, prenotazione di spazi, argomenti, etc.

 

Conduzione

Per la fase di svolgimento della sessione video, in particolare se tra più soggetti collegati, è utile sia definito un ‘conduttore’. Solitamente il conduttore è chi organizza l’evento e sarà sua cura coordinare gli interventi, presidiare il rispetto dei tempi, fare attenzione alla partecipazione reale delle diverse persone collegate.

 

Aspetti comportamentali

Non dobbiamo mai dimenticare che partecipare ad un incontro attraverso un video, spesso di un computer portatile o adirittura di uno smartphone, e utilizzando sistemi audio non di qualità, limita moltissimo l’interazione tra le persone. E’ necessario quindi porre molta attenzione agli aspetti di relazione personale quali la mimica, i gesti, il volume, la sovrapposizione delle voci e molti altri ancora.

 

Farsi aiutare

La gestione efficace di questa modalità di comunicazione va guidata, accompagnata, monitorata. Il rischio di imbatterci nello scoraggiamento, nella rifiuto e nella poca efficacia finale del tempo che impieghiamo, sono sempre dietro l’angolo.

In Obinlab mettiamo a disposizione l’esperienza e la conoscenza su queste modalità per guidarti ed accompagnarti in questo percorso.

 

Se vuoi approfondire di più puoi vedere qui cosa facciamo oppure chiama il 393 9027666 o scrivi alla mail servizi@obinlab.it per una valutazione immediata.